الخطط التشغيلية لسكرتارية لجنة الحج بالمدينة المنورة

 تواصل سكرتارية لجنة الحج بالمدينة المنورة تنفيذ خططها التشغيلية والموسمية لموسم حج هذا العام إنفاذا لتوجيهات الحكومة الرشيدة بقيادة خادم الحرمين الشريفين الملك عبدالله بن عبدالعزيز آل سعود ، وسمو ولي عهده الأمين - حفظهما الله - وبإشراف من صاحب السمو الملكي الأمير أحمد بن عبدالعزيز وزير الداخلية رئيس لجنة الحج العليا من أجل تقديم أفضل الخدمات وتوفير كل الطاقات لحجاج بيت الله الحرام والمعتمرين وزوار مسجد الرسول المصطفى محمد بن عبدالله عليه أفضل الصلاة وأتم التسليم .
وقد حرصت إمارة منطقة المدينة المنورة بمتابعة دؤوبة ومستمرة من صاحب السمو الملكي الأمير عبدالعزيز بن ماجد بن عبدالعزيز أمير منطقة المدينة المنورة رئيس لجنة الحج بالمدينة المنورة على جعل المدينة المنورة رائدة في خدمات الحج وذلك بإحداث نقلة نوعية في منظومة أعمال الحج بالمدينة المنورة بالاستفادة من المناهج الإدارية المعاصرة ووسائل التقنية الحديثة والكوادر الوطنية المميزة والفاعلة في خدمة الوطن والحريصة على نموه وتطوره مع العمل على استغلال الموارد الاقتصادية المتاحة الاستغلال الأمثل, حيث تشرف على تطوير الخدمات المقدمة للحجاج والزوار بتضافر الجهود بين لجنة الحج بالمدينة المنورة واللجان والجهات ذات العلاقة بأعمال الحج نحو تطبيق منهجية متطورة في تقديم الخدمات للمستفيدين منها بجميع فئاتهم من حجاج وزوار ومؤسسات خدمة ومستثمرين ومواطنين مشاركين في أداء تلك الخدمات .
وتهدف الخطة التشغيلية التي تنفذها سكرتارية لجنة الحج بالمدينة المنورة بدءا مع وصول طلائع حجاج بيت الله الحرام إلى طيبة الطيبة في رفع مستوى الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن زوار المسجد النبوي الشريف وتقديم الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج الخدمات بشكل تكاملي منسق في المناطق التي يرتادها الحجاج وتحسين أداء العاملين في الحج بتنمية مهاراتهم وتشجيع مفهوم العمل بروح الفريق الواحد ودعم دقة المعلومات وتوفيرها للمستفيدين في الوقت والوسيلة المناسبة وإبراز جهود الدولة أيدها الله في خدمة ضيوف الرحمن زوار المسجد النبوي الشريف .
وضمن مستجدات الخطة الموسمية تم إسناد تنفيذ البرامج التدريبية الموجهة للعاملات في الحج لجامعة طيبة ضمن برنامج إدارة الشراكة في عمليات الحج "بنيان" فيما يستمر تدريب العاملين في الحج لدى الجامعة الإسلامية حيث جرى هذا العام استهداف تدريب العاملين في المسجد النبوي التابعين للجهات الأمنية والخدمية من (موظفين وأفراد قوى الأمن والعمال إضافة للعاملين في استقبال وتوديع الحجاج في مراكز الاستقبال وسائقي الحافلات التابعة للنقابة العامة للسيارات) وكذلك تحديث الملف الشامل لتوصيات لجنة الحج بالمدينة المنورة من عام 1420هـ إلى 1433هـ وتوزيعه على أعضاء لجنة الحج لمتابعة التوصيات التي تحت الإجراء وإعداد دليل الاتصال للجهات العاملة في الحج بالمدينة المنورة وإتاحته للعاملين في الحج .
ويتكون برنامج إدارة الشراكة في عمليات الحج " بنيان " من مسارين وهما مسار براعة الذي يعتمد على التدريب والتثقيف من خلال تحديد الاحتياجات التدريبية وورش العمل واللقاءات والندوات والمحاضرات التي تحسّن الأداء وترفع من مستوى العمل المشترك بين الجهات العاملة في الحج حيث بلغ عدد المشاركين في برامج التدريب التي تنفذ تحت إشراف لجنة الحج بالمدينة المنورة 4130 مشارك وبلغ عدد المشاركين في الفعاليات التي تنفذ من خلال الجهة أو الجهات الأخرى 130 مشارك بالتنسيق مع الجهات الأكاديمية لتنفيذها بالمواصفات القياسية قبل بدء موسم الحج بوقت كاف بالإضافة إلى معرض بنيان من خلال إقامة معرض سنوي خلال موسم الحج يهدف إلى إبراز جهود الدولة أيدها الله في خدمة ضيوف الرحمن زوار المسجد النبوي الشريف ومراحل تطور تلك الخدمات .
وأما المسار الآخر الذي يطلق عليه مسمى/ تنسيق / فيشمل التنسيق بين الجهات العاملة في الحج للموضوعات التنظيمية الإدارية والميدانية التي تهدف إلى تحسين الخدمات وتكاملها ومن آلياتها غرفة العمليات الميدانية (البلاغات) وعقد الاجتماعات التنسيقية والجولات الميدانية المشتركة قبل وخلال موسم الحج .
كما تتضمن آلية تنفيذ الخطة متابعة الدراسات الميدانية لتطوير أعمال الحج بالمدينة المنورة بالمشاركة مع الجهات المختصة وتسهيل مهماتها والاستفادة من خبراتها ومخرجاتها في رفع مستوى الأداء وتحقيق مفهوم الجودة الشاملة وتوثيق الأنظمة والتعليمات من خلال العمليات الإدارية وكذلك توصيات لجنة الحج بالمدينة المنورة ومتابعة التوجيهات والقرارات المنظمة لأعمال الحج من النواحي الإدارية وإعداد الإجراءات اللازمة لذلك فيما يتم التنسيق مع الجهات المعنية العاملة في الحج من خلال التقارير والإحصاء بشأن البيانات والإحصائيات المتعلقة بالحجاج مع مراعاة توحيد مصدر المعلومة ووصولها للمستفيدين في الوقت المناسب .
وتشارك النواحي الإعلامية في رفع مستوى النشاط الإعلامي في المدينة المنورة الخاص بالحج وتنسيق إجراءاته بين الجهات المعنية كما يتم من خلال النواحي التقنية التنسيق مع الجهات العاملة في الحج لتطبيق مفهوم التعاملات الإلكترونية في أعمال الحج والاستفادة من وسائل التقنية المعاصرة في تبادل البيانات بين الجهات العاملة في الحج والعمل على تقديم ما يمكن من الخدمات للحجاج زوار المسجد النبوي إلكترونياً بينما تستقبل غرفة العمليات المشتركة البلاغات وتزويدها لجهات الاختصاص أو المعنيين بها ومتابعتها لحين انتهائها باستخدام المعيار الزمني المناسب لكل حالة .
وتتمثل أهم متطلبات التكامل مع الجهات الحكومية والأهلية العاملة في الحج بالمدينة المنورة في تطبيق برنامج إدارة الشراكة في عمليات الحج "بنيان" بمساريه براعة وتنسيق من خلال إقامة معرض تشترك فيه جميع الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج وتنظيم برامج تدريبية وورش عمل لأعمال الحج يشارك بها منسوبو الجهات العاملة في الحج والتنسيق بين تلك الجهات حسب الحاجة وتقديم المبادرات التي تحقق التكامل بينها وتنظيم اجتماعات تنسيقية لتنظيم الأعمال الميدانية المستهدفة وتنظيم تبادل البيانات والتقارير مع تلك الجهات فيما بينها وإصدارها لهم كمعلومات يستفاد منها في تحسين الأداء واتخاذ القرار والمشاركة في خطة أعمال الحج بالمدينة المنورة والمشاركة بممثلين ضمن فرق العمل لدراسة موضوعات أو انجاز مهمات حسب الحاجة وكذلك مشاركة الجهات بتزويد اللجنة بضباط اتصال وموظفين وتجهيزات خلال موسم الحج .
وفيما يخص الخدمات والعمليات فإن مسار ( إجراءات) يساهم مع الجهات ذات العلاقة في اتخاذ الإجراءات الصحيحة والمناسبة المتعلقة بتنفيذ المشاريع في المواقع التي تقدم بها خدمات للحجاج والعمار بمنطقة المدينة المنورة وإعداد جدول مواعيد اجتماعات لجنة الحج بالمدينة المنورة على مدار العام وما يتخذ عقب الاجتماعات التي تساعد في النقاشات واتخاذ القرارات (التوصيات) وإبلاغه لكافة أعضاء اللجنة والجهات المعنية الأخرى ومتابعة تنفيذه وإعداد تقارير دورية عن المنجز منها وعن التي تحت الإجراء وتزويد السكرتارية بالتقارير اليومية والدورية بالوسائل التقنية وفهرسة البيانات ومراجعتها وتشكيلها بما يناسب احتياجات أعضاء لجنة الحج وتزويد البيانات للجهات التي لها عضوية في لجنة الحج على شكل تقارير ورسائل ونشرات ورقية والكترونية وإعداد دراسة تحليلية عن الاحتياجات التدريبية لمنسوبي الجهات ذات العلاقة بأعمال الحج التي تناسب مفهوم وأهداف برنامج إدارة الشراكة في أعمال الحج "بنيان" وتحديد البرامج التدريبية وتجهيز البيئة التدريبية وترشيح المدربين المناسبين وتوثيق أسماء المشاركين في الدورات والتنسيق مع جهة التدريب لإصدار الشهادات لهم .
كما يتم تحديد أسماء وعناوين ضباط الاتصال من خلال الخطط التشغيلية للجهات العاملة في الحج وعقد اجتماع تعريفي بآلية التنسيق قبل بدء موسم الحج وتعبئة نماذج التواصل السريع مع الجهات فيما بينها وتجهيز النظام الآلي للبلاغات وإبلاغ جهات الاختصاص ومتابعتها إلى أن يتم تسديد البلاغ والتنسيق مع الفرق الميدانية لمعاينة الحالة عند الحاجة وإصدار التقارير الدورية ودراسة مؤشراتها والتنسيق مع الجهات المعنية لتشغيل نظام الحج الآلي، ونظام الإسكان الآلي عبر الشاشات في مكتب وحدة متابعة وتنسيق عمليات الحج.
ويضاف إلى ذلك فتح شاشات مرتبطة عبر الانترنت تعرض صفحات المواقع التي تعرض الموضوعات المتعلقة برحلات الطيران، والتفويج الآلي ، والمغادرة الميدانية من أمام الوحدات السكنية، وتصاريح إسكان الحجاج، وعقود الإسكان، والبحث عن المواقع GPS، عبر برنامج "يقظ" والرسالة اليومية للحج وإحصائية الحجاج اليومية مع الصيانة والتطوير المستمر للبرامج حسب الحاجة وتحديث بياناتها باستمرار ومتابعة تقديم الخدمات ميدانياً ورصد مخالفات بيع سندات الأضاحي المزورة والمشاركة في اللجنة التنفيذية لمراقبة وصول ونقل الحجاج والرقابة الإستباقية على عمليات التفويج وتوجيه الحجاج المغادرين عبر مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز الدولي قبل مواعيد السفر خلال موسم ما بعد الحج .